Dijital Arşiv Yazılımı
Günümüzün hızlı iş dünyasında bilgiye anında ve güvenli erişim, rekabette bir adım öne çıkmanın anahtarıdır. Dağınık dosyalar, kaybolan belgeler, yavaşlayan onay süreçleri ve fiziksel arşiv maliyetleri artık geride kalıyor. Cebirtech tarafından geliştirilen Dijital Arşiv Yazılımı, işletmenizin en değerli varlığı olan kurumsal hafızasını tek bir merkezi platformda toplayarak, belge yönetimi süreçlerinizi uçtan uca optimize eder ve dijital dönüşümünüzü tamamlar.
Fiziki ve dijital arşiv yönetimini tek bir sistemde birleştiren, “belgeye ulaşma süresini dakikalara indiren” arşiv otomasyonu.
Kurumsal ihtiyaçlara özel olarak geliştirilmiş Dijital Arşiv Yazılımı, şirketlerin ve kurumların fiziksel arşivlerini yönettiği, dijital ortama taşımasına, belgeleri hızlı ve güvenli şekilde erişilebilir kılmasına yardımcı olur. Aynı zamanda diğer yazılımlar ve sistemlerle entegre çalışarak iş akışlarını kesintisiz hale getirir.
Taranan evraklar, e-Belgeler, muhasebe kayıtları gibi tüm kritik belgelerinizi güvenle arşivler, yönetir ve kullanıcıların saniyeler içinde erişimini sağlar.
Dijital Arşiv Yazılımı, zengin modüler yapısı sayesinde işletmenizin benzersiz ihtiyaçlarına tam uyum sağlar. Fiziksel Arşiv Modülü ile mevcut düzeninizi dijitale taşırken, akıllı OCR Modülü ile taranan belgelerinizin içeriğini metin olarak aranabilir hale getirebilirsiniz. Devir & İmha ve Ödünç & Takip modülleriyle yasal süreçlerinizi ve belge yaşam döngüsünü eksiksiz yönetebilir, Raporlama Modülü ile arşivinize dair tüm istatistiklere anında ulaşabilirsiniz. Çalışma yönteminize en uygun modülleri seçerek size özel bir sistem oluşturma özgürlüğüne sahipsiniz.
- Kurumlar / şirketler (özellikle belge ve doküman trafiği yüksek olan)
- Resmî daireler, arşiv departmanları
- Hukuk büroları, sağlık kuruluşları, eğitim kurumları
- Kütüphaneler, müzeler veya her türlü kayıtların saklanıp erişilmesi gereken yapılar
- IT ekipleri & Sistem yöneticileri (entegrasyon, veri güvenliği önemli)
- Fiziki arşivlerde belgelerin kaybolma, yanlış yerleştirilme gibi sorunlara son
- Dokümanlara çok daha hızlı erişim → operasyonel verimlilik artışı
- Kağıt maliyetleri, saklama alanı maliyetleri düşer
- Hatalı belge kullanımı, gecikmeler gibi riskler azalır
- Entegrasyon sayesinde bilgi adeta “ada” olmaktan çıkar, bütün sistemler arasında akış devam eder
Esnek altyapısı, en büyük gücümüzdür. Dijital Arşiv Yazılımımız, mevcut EBYS, Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), İnsan Kaynakları ve Muhasebe gibi kritik yazılımlarınızla tam entegrasyon sağlayarak veri bütünlüğü ve kesintisiz bir iş akışı sunar. Web tabanlı modern mimarisi sayesinde Windows, Mac, Linux veya mobil cihazlardan platform bağımsız erişim imkânı tanır. MsSQL, Oracle gibi farklı veritabanlarıyla uyumlu çalışması ve LDAP/ActiveDirectory entegrasyonu, mevcut BT altyapınıza zahmetsizce adapte olmasını garanti eder. Veri güvenliğini gelişmiş yedekleme sistemleriyle en üst düzeyde tutan yazılımımızla operasyonel verimliliğinizi artırırken maliyetlerinizi düşürün. Kurumunuzun bilgisini korumak, yönetmek ve geleceğe taşımak için Cebirtech Dijital Arşiv Yazılımı ile kontrolü elinize alın.
- Fiziki arşiv takip sistemi: raf, kutu, dosya yerleşim düzeni, fiziksel belge konum takibi
- Dijital dönüşüm imkanı: belgelerin taranması / dijital ortama aktarılarak görüntülenmesi
- Hızlı arama: belgelere meta verileriyle ya da içerik bazlı aramalarla erişim
- Entegrasyon yetenekleri: mevcut ERP, CRM, diğer iş süreç yazılımları ile bağlantı kurabilme
- Web tabanlı çözüm, Asp.NET altyapısı
- Yetkilendirme & izin yönetimi: kim hangi belgeye, hangi düzeyde erişebileceğini kontrol etme
- Güvenlik önlemleri: veri yedekleme, şifreleme, erişim logları
- Kullanıcı dostu arayüz: teknik olmayan kullanıcılar için basit kullanılabilirlik
- Platform & Teknoloji: ASP.NET web uygulaması; muhtemelen MS SQL Server ya da benzeri veritabanı; tarama/dijital doküman yönetimi bileşenleri
- Entegrasyon Seçenekleri: REST API / SOAP API, dosya aktarım yöntemi, belki klasör senkronizasyonu
- Depolama: Fiziksel raf/kutu konumu + dijital belgeler; dijital belgeler için sunucu / bulut depolama seçenekleri
- Arama ve Meta Veri: OCR destekli içerik arama, meta veri tanımları (tarih, yazar, belge türü vs.)
- Yetkilendirme & Roller: Admin, kullanıcı, misafir roller; belge bazlı izinler; log takibi
- Güvenlik & Yedekleme: SSL, veri şifreleme, yedekleme mekanizmaları; felaket kurtarma senaryoları
- İŞLETİM SİSTEMİ: Windows Server 2016 ve Üzeri
- DATABASE: Mssql 2017+ ve Üzeri (Full kurulum gerekmektedir)
- HDD: Minimum 500GB (İçerikle doğru orantılı olarak artacaktır)
- İŞLEMCİ: 6 Çekirdek ve Üzeri
- RAM: 16GB ve Üzeri (Anlık işlem sayısına orantılı artacaktır)
Hangi sistemlerle entegre olabiliyor?
Yazılımımız, modern ve esnek mimarisi sayesinde kurumunuzda kullanılan neredeyse tüm kurumsal yazılımlarla sorunsuz bir şekilde entegre olabilir. Başlıca entegrasyon yeteneklerimiz şunlardır:
ERP (Kurumsal Kaynak Planlama): SAP, Oracle, Microsoft Dynamics vb.
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi)
İK (İnsan Kaynakları) ve Bordro Yazılımları
Muhasebe ve Finans Yazılımları
Active Directory / LDAP: Kullanıcı doğrulama ve yönetimi için.
E-posta Sunucuları: (Outlook, Gmail vb.)
Web Servisleri (API): Size özel geliştirilmiş yazılımlarla da kolayca haberleşebilir.
Fiziki belgeleri tarama süreci nasıl işler?
Fiziksel belgelerinizi dijital arşive dönüştürme sürecimiz, belgelerinizin güvenliği ve bütünlüğü ön planda tutularak titizlikle yürütülür.
Ön Hazırlık: Arşivlenecek belgeler toplanır, zımba gibi materyallerden arındırılır, yıpranmış belgeler taramaya uygun hale getirilir.
Sınıflandırma: Belgeler, kurumunuzun belirlediği dosya planına göre gruplandırılır.
Tarama: Yüksek hızlı ve profesyonel tarayıcılarla belgeleriniz, yüksek görüntü kalitesiyle taranır. Bu aşamada OCR teknolojisi uygulanarak belgelerin metin içeriğinin de dijitalleştirilmesi sağlanır.
İndeksleme ve Kalite Kontrol: Taranan belgeler, anahtar kelimelerle sisteme kaydedilir. Kalite kontrol ekibimiz, görüntü netliğini, okunabilirliği ve indeks bilgilerini kontrol eder.
Sisteme Yükleme: Kalite kontrolden geçen dijital belgeler Dijital Arşiv Yazılımı’na yüklenir ve erişime hazır hale gelir.
Kaç kullanıcıya kadar lisans sağlanır?
Lisanslama modelimiz, kurumunuzun ihtiyaçlarına göre esneklik gösterecek şekilde tasarlanmıştır. Belirli kullanıcı sayılarına (örneğin; 10, 50, 100 kullanıcı) yönelik paketlerimiz olduğu gibi, sınırsız kullanıcı seçeneği sunan kurumsal lisanslama modellerimiz de mevcuttur. İhtiyacınıza en uygun ve en ekonomik çözümü belirlemek için ekibimizle görüşerek size özel bir teklif oluşturabiliriz.
Veri güvenliği nasıl sağlanır, yedeği var mı?
Veri güvenliği en yüksek önceliğimizdir. Kurumsal verilerinizi korumak için çok katmanlı bir güvenlik yapısı kullanıyoruz:
Yetkilendirme: Her kullanıcı, sadece kendi rolü ve yetkisi dahilindeki belgelere erişebilir. Görüntüleme, indirme, yazdırma gibi tüm işlemler kullanıcı bazlı olarak kısıtlanabilir.
Şifreleme: Veritabanına giden ve gelen tüm veriler, güncel şifreleme protokolleri (SSL/TLS) ile korunur. Veritabanında saklanan hassas veriler de şifreli olarak tutulur.
İzlenebilirlik (Loglama): Sistem üzerinde yapılan tüm işlemler (kimin, ne zaman, hangi belgeye baktığı veya işlem yaptığı) kayıt altına alınır. Bu sayede geriye dönük tam bir kontrol sağlanır.
Yedekleme: Evet, düzenli yedekleme kritik bir süreçtir. Sistemimiz, verilerinizin periyodik olarak (günlük, haftalık) yedeğini alacak şekilde yapılandırılabilir. Bu yedekler, felaket senaryolarına karşı hem kendi sunucularınızda hem de farklı bir lokasyondaki sunucularda güvenle saklanabilir.
Kurulum ve bakım süresi ne kadardır?
Kurulum ve devreye alma süresi, kurumunuzun büyüklüğüne, mevcut altyapınıza ve özel entegrasyon taleplerinize göre değişiklik göstermektedir. Ancak genel bir çerçeve çizmek gerekirse:
Standart Kurulum: Genellikle 1 ila 3 iş günü içerisinde tamamlanır. Bu süreçte yazılımın sunucularınıza kurulması ve temel konfigürasyonların yapılması yer alır.
Devreye Alma ve Eğitim: Entegrasyonlar, kullanıcı eğitimleri ve özel ayarlamalarla birlikte proje kapsamına bağlı olarak ortalama 1 ila 4 hafta arasında bir sürede tamamlanır.
Bakım hizmetimiz ise sürekli ve kesintisizdir. Anlaşmamız dahilinde hem uzaktan hem de yerinde destek sağlayarak sistemin her zaman güncel, güvenli ve sorunsuz çalışmasını sağlıyoruz.
İlgilendiğiniz yazılımların demosunu edinmek için formumuzu doldurabilirsiniz. Size en yakın zamanda dönüş yapacağız!
