Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Günümüz iş dünyasında rekabet avantajı, hız ve verimlilikle doğrudan ilişkilidir. Kağıt yığınları arasında kaybolan zaman, imza için bekleyen kritik belgeler ve yavaş ilerleyen onay süreçleri, kurumunuzun potansiyelini kısıtlayan en büyük engellerdir. Cebirtech tarafından hem kamu hem de özel sektörün ihtiyaçları gözetilerek geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumunuzdaki tüm yazışma, evrak ve onay süreçlerini akıllı bir dijital platforma taşıyarak operasyonel verimliliğinizi en üst seviyeye çıkarıyor. Kurumunuzu gerçek anlamda kağıtsız ofis dönemine taşıyarak dijital dönüşümünüzü bizimle tamamlayın.
Zaman ve mekân sınırlarını ortadan kaldıran EBYS, e-İmza, Mobil İmza ve Biyometrik İmza gibi en güncel teknolojileri destekleyerek onay mekanizmalarınızı saniyelere indirir.
Artık yöneticilerin ofiste olmasını beklemeden, tek bir tıkla paraf ve onay süreçlerini Dünyanın her yerinden anında tamamlayabilirsiniz.
Gelişmiş KEP ve UETS entegrasyonu sayesinde tüm resmi gelen-giden evrak trafiğinizi yasal geçerliliği olan güvenli bir dijital ortamda yönetir, böylece posta masraflarını ve gecikmeleri ortadan kaldırırsınız.
Yazılımımızın dinamik ve modüler mimarisi, kurumunuzun en karmaşık iş akışlarını dahi net, şeffaf ve izlenebilir hale getirir. İmza, Onay ve Yetkilendirme modülleri ile tüm roller ve sorumluluklar dijitalde net bir şekilde tanımlanır, bu sayede yetki karmaşası ve insan hatası minimize edilir. Hangi belgenin kimde ve ne kadar süredir beklediğini anlık olarak takip edebilir, tıkanan süreçleri kolayca tespit ederek anında müdahale edebilirsiniz. Bu şeffaflık, karar alma süreçlerinizi kanıta dayalı verilerle güçlendirir ve tüm organizasyonda iş verimini gözle görülür şekilde artırır.
- İmza ve paraf yetkisine sahip yöneticiler ve amirler
- Evrak oluşturan, takip eden ve havale eden tüm kurum personeli
- Gelen ve giden evrak çıkış işlemlerini yapan servis yetkilileri
- Sistemde kullanıcı, yetki ve şablon tanımlamalarını yapan sistem yöneticileri (adminler)
- Evrakları kontrol etme yetkisine sahip kontrol birimleri
- KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile gönderim yapma yetkisi olan kullanıcılar
- Vekalet bırakan veya vekalet alan çalışanlar
- Avans talebi oluşturan ve onaylayan personel ve birimler
- Birden fazla pozisyon için ek rol yetkisine sahip kullanıcılar
- Standartlara uygun ve kullanıcı hatalarını azaltan belge üretimi sağlar.
- Zaman ve mekândan bağımsız işlem yapma (e-imza, mobil imza) imkânı sunar.
- Evrakların fiziksel transferini ortadan kaldırarak işlem sürelerini kısaltır.
- Geçmiş evraklara anında erişim sağlayarak karar alma süreçlerini iyileştirir.
- Tanımlanmış amir hiyerarşileri ile iş süreçlerindeki yetki karmaşasını önler.
- Belge ve bilgi paylaşımını kolaylaştırarak kurum içi iletişimi artırır.
- Dijital arşiv modülü ile belgelere kolay ve hızlı erişim imkânı sunar.
- Yetkilendirme ve rol yönetimi ile bilgi ve belge güvenliğini artırır.
- Evrakların anlık durum takibi ile tıkanan süreçlerin tespitini kolaylaştırır.
- Sürekli kullanılan formlar için şablonlar oluşturarak iş yükünü azaltır ve personel verimini artırır.
- KEP gibi elektronik gönderim yöntemleriyle posta ve kırtasiye giderlerini azaltır.
- Dijital Arşiv, SAP, ERP gibi sistemlerle doğrudan entegrasyon sağlar.
- Personelin motivasyonunu ve performansını artırır.
- E-devlet entegrasyonu ile resmi süreçleri kolaylaştırır.
- Elektronik ve mobil imza sayesinde sahte imzanın önüne geçilir.
- Kağıtsız ofis ortamı yaratarak dijital dönüşüm sürecini hızlandırır.
EBYS’miz, tekil bir çözüm olmanın ötesinde, kurumunuzun dijital ekosisteminin kalbinde yer alacak şekilde tasarlanmıştır. Mevcut Dijital Arşiv, SAP, ERP ve MIS gibi kritik kurumsal sistemlerinizle doğrudan entegre olarak bütüncül bir kurumsal hafıza ve kesintisiz bir veri akışı sağlar. LDAP ve ActiveDirectory entegrasyonu ile kullanıcı yönetimini merkezileştirir. Yetkisiz erişimleri engelleyen güvenlik katmanları ve tüm işlemleri kaydeden LOG modülü ile belge kaybını önler ve kurumsal bilgi güvenliğinizi en üst seviyeye çıkarır. Cebirtech EBYS ile verimliliği keşfedin, kontrolü elinize alın.
E-İmza ve Mobil İmza Desteği: Belgelerinizi zaman ve mekân sınırı olmadan anında imzalayın.
KEP ve UETS Entegrasyonu: Resmi yazışmalarınızı dijital ortamda yasal ve güvenli yapın.
Akıllı Süreç Yönetimi: Onay ve imza süreçlerinizi otomatikleştirin, iş akışınızı hızlandırın.
Tam Entegrasyon Yeteneği: ERP, SAP ve diğer kurumsal sistemlerinizle bütünleşik yapı kurun.
Platform Bağımsız Erişim: Web, mobil ve tabletten tüm evraklarınıza güvenle erişim sağlayın.
Gelişmiş Güvenlik ve Yetkilendirme: Rol bazlı yetkilendirme ile bilgi ve belge güvenliğini sağlayın.
Anlık Takip ve Raporlama: Evrak durumunu anlık takip edin, süreçler hakkında raporlar alın.
Dijital Arşiv ve Yaşam Döngüsü: Belgelerinizi oluşturmadan imhaya kadar dijitalde güvenle yönetin.
- Web Tabanlı Mimari
- Asp .Net Teknolojisi
- Ftp & Cloud Seçenekli
- İnternet & İntranet Uyumlu
- MsSQL Uyumlu
- SDP ve ŞDP Uyumlu
- Windows, Mac, Linux, Mobil Uyumlu (responsive)
- LDAP ve ActiveDirectory Entegrasyonu
- Tam Entegrasyon
- Geniş Web Servis İmkanı
- Donanım ile Uyumlu Çalışma
- Dijital Arşiv, SAP, ERP, MIS vb. Sistemleri İle Doğrudan Entegrasyon,
- Dinamik Sistem Mimarisi
- KEP, UETS Entegrasyonu
- e-İmza, Mobil İmza, Biyometrik İmza Desteği
- İŞLETİM SİSTEMİ: Windows Server 2016 ve Üzeri
- DATABASE: Mssql 2017+ ve Üzeri (Full kurulum gerekmektedir)
- HDD: Minimum 500GB (İçerikle doğru orantılı olarak artacaktır)
- İŞLEMCİ: 6 Çekirdek ve Üzeri
- RAM: 16GB ve Üzeri (Anlık işlem sayısına orantılı artacaktır)
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) tam olarak nedir? Bana ne kazandırır?
EBYS, bir kurumdaki tüm resmi yazışmaların, gelen-giden evrakların, formların, dilekçelerin ve onay süreçlerinin dijital ortamda oluşturulmasını, yönetilmesini, güvenle saklanmasını ve raporlanmasını sağlayan bir yazılım sistemidir. Size en büyük kazancı; kağıt, kargo ve arşiv maliyetlerini ortadan kaldırması, onay süreçlerini saatlere hatta dakikalara indirmesi ve aradığınız her belgeye saniyeler içinde ulaşmanızı sağlamasıdır.
E-imza veya Mobil İmza ile atılan imzalar yasal olarak geçerli midir?
Evet. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre, güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgeler, ıslak imzalı belgelerle tamamen aynı hukuki geçerliliğe sahiptir ve resmi işlemlerde delil olarak kabul edilir. Sistemimiz, bu yasal standartlara tam uyumlu e-imza ve mobil imza altyapılarını destekler.
Mevcut kağıt arşivimizi bu sisteme aktarabilir miyiz?
Evet, aktarabilirsiniz. Mevcut fiziksel arşivinizdeki belgeler, tarama ve indeksleme (anahtar kelimelerle etiketleme) işlemleriyle dijitalleştirilerek sisteme yüklenebilir. Böylece hem eski hem de yeni tüm kurumsal hafızanıza tek bir platform üzerinden erişim sağlarsınız.
Kurulum ve adaptasyon süreci uzun sürer mi? Kullanımı zor mudur?
Hayır. Kurulum süreci, kurumunuzun büyüklüğüne ve entegrasyon ihtiyaçlarına bağlı olarak genellikle birkaç gün içinde tamamlanır. Yazılımımız, son kullanıcıların kolayca adapte olabilmesi için tasarlanmış basit ve kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir. Hızlı bir eğitim sonrası tüm personeliniz sistemi verimli bir şekilde kullanmaya başlayabilir.
Verilerimiz nerede saklanacak? Güvenlik nasıl sağlanıyor?
Verileriniz, tercihinize göre kurumunuzun kendi sunucularında (on-premise) veya yüksek güvenlikli bulut (cloud) sunucularında saklanabilir. Belgeleriniz yetkisiz erişimlere karşı gelişmiş şifreleme yöntemleri ile korunur. Rol bazlı yetkilendirme sayesinde her kullanıcı sadece yetkisi olan belgeleri görebilir ve yapılan her işlem kayıt altına alınır.
EBYS, kullandığımız diğer kurumsal yazılımlarla (Muhasebe, ERP, Dijital Arşiv vb.) konuşabilir mi?
Kesinlikle. En büyük güçlerimizden biri de entegrasyon esnekliğidir. EBYS’miz, SAP, ERP gibi Kurumsal Kaynak Planlama yazılımları, mevcut Dijital Arşiv sistemleri ve diğer kurumsal uygulamalarınızla geniş web servis (API) imkanları sayesinde tam entegre çalışabilir. Bu, kurumunuzda bütünleşik bir dijital yapı kurmanızı sağlar.
KEP ve UETS üzerinden resmi belge gönderip alabilir miyiz?
Evet. Sistemimiz, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ile tam entegre çalışır. Bu sayede, kurumlar arası resmi yazışmalarınızı, tebligatlarınızı ve belgelerinizi yasal geçerli ve güvenli bir şekilde tamamen dijital olarak gönderip alabilirsiniz.
İlgilendiğiniz yazılımların demosunu edinmek için formumuzu doldurabilirsiniz. Size en yakın zamanda dönüş yapacağız!
